VIVA Tekno – Solusi berbasis teknologi diklaim mampu menunjang kepatuhan perusahaan terhadap kebijakan dan peraturan yang kerap diperbarui pemerintah.
Salah satu kebijakan yang akan berdampak besar ke perusahaan adalah tarif efektif rata-rata (TER) yang akan dijalankan mulai awal 2024.
Pemerintah merancang TER dengan tujuan mempermudah penghitungan pajak dengan mengubah metode penghitungan Pajak Penghasilan Pasal 21 Karyawan, atau PPh Pasal 21.
Head of Business Mekari Talenta, Stevens Jethefer, mengatakan bahwa setiap penerbitan kebijakan dan peraturan mengharuskan perusahaan untuk mengubah cara mereka beroperasi agar bisa menjaga compliance atau ketaatan, terhadap aturan yang berlaku.
Mekari Talenta adalah solusi khusus human resources (HR) yang disediakan oleh Mekari, perusahaan software-as-a-service SaaS berbasis di Indonesia.
"Bagi perusahaan, compliance terhadap kebijakan sangat esensial bagi keberlangsungan mereka di pasar Indonesia. Sebab itu, perusahaan harus tanggap mengambil langkah-langkah adaptif sedini mungkin agar compliance dan pengoperasian bisnis berjalan tanpa hambatan begitu kebijakan baru diterapkan," katanya, Sabtu, 30 Desember 2023.
Ia melanjutkan kalau perusahaan harus cermat dalam mengimplementasikan kebijakan baru karena perubahan di satu bagian bisnis akan berdampak ke berbagai aspek operasional lainnya.
Menurut Stevens, perubahan penghitungan pajak dengan adanya TER akan mempengaruhi penghitungan payroll, atau penggajian, yang kemudian akan berimbas pada besaran biaya operasional perusahaan.
"Namun, perusahaan tidak perlu khawatir akan compliance karena mereka bisa menggunakan teknologi, yaitu solusi HR berbasis cloud (awan) yang bersifat agile, di mana update sistem dilakukan secara otomatis begitu ada perubahan kebijakan pasar," tutur dia.
Berikut empat cara bagaimana solusi HR berbasis cloud membantu perusahaan untuk cepat beradaptasi dengan TER:
Pembaruan otomatis penghitungan pajak dan gaji
Keunggulan solusi HR yang disediakan oleh penyedia SaaS lokal adalah di sisi compliance. Sebagai sesama perusahaan Indonesia, penyedia SaaS lokal bisa langsung memperhatikan dan menanggapi perubahan kebijakan, sehingga mampu lebih tanggap dalam memperbarui sistem di balik solusi.
“Solusi HR bisa memperbarui sistem penghitungan payroll secara otomatis kapan pun, sehingga perusahaan terbebas dari kerumitan melakukannya secara manual yang rentan dengan error. Untuk hal ini, penyedia solusi HR lokal menunjukkan keunggulannya karena sebagai perusahaan yang juga berbasis di Indonesia, mereka memiliki pemahaman kebijakan yang lebih baik sehingga bisa memperbarui sistem secara paralel dengan perubahan peraturan pemerintah,” paparnya.
Sinkronisasi data karyawan
Salah satu kerumitan yang kerap dihadapi perusahaan saat dikeluarkannya kebijakan baru adalah kesesuaian data kepegawaian karyawan dengan pemotongan pajak. Ketika TER diterapkan, perusahaan harus mencocokkan lagi beberapa data, misalnya kesesuaian antara status Penghasilan Tidak Kena Pajak PTKP dengan pedoman di dalam TER.
“Solusi HR mengotomasi penghitungan dan rekapitulasi data, di mana HR perusahaan tinggal memilih status kepegawaian, PTKP, serta status wajib pajak setiap karyawan sehingga sistem bisa dengan sendirinya menghitung pajak sesuai metode TER. Ketepatan dalam menghitung pajak bagus bukan saja bagi pembukuan perusahaan, namun juga karyawan sebagai wajib pajak,” jelas Stevens.
Integrasi sistem HR dan keuangan
Karena payroll akan berimbas pada pembukuan perusahaan, perubahan yang terjadi di sisi HR harus disinkronisasikan dengan pembukuan di sisi departemen keuangan.
“Perubahan penghitungan pajak akan berdampak signifikan ke perusahaan karena payroll adalah salah satu komponen biaya operasional yang inti," ujar Jethefer.
Menurut dia, solusi HR memastikan bahwa pembukuan perusahaan turut update dengan mengintegrasi sistem HR dengan sistem keuangan. Dengan demikian, perusahaan bisa merekam pergerakan biaya operasional secara real-time setiap adanya perubahan pajak dan gaji.
Sosialisasi luas ke karyawan
Setiap peraturan baru harus disosialisasikan secara luas ke karyawan agar mereka ikut mendukung pemberlakuan aturan baru. Salah satu cara untuk sosialisasi adalah dengan mengirimkan notifikasi melalui ponsel karyawan.
“Solusi HR mempermudah blast pesan atau notifikasi, termasuk formulir pendataan diri dan pajak, ke seluruh karyawan. Adanya aplikasi ponsel yang terhubung ke solusi HR semakin memudahkan karyawan untuk membaca notifikasi kapan pun dan dimana pun,” kata Stevens.
