Bagian Surat Niaga Beserta Penjelasannya, Cocok untuk Kebutuhan Bisnis
- pixabay.com
VIVA – Bagian surat niaga tentu saja harus dipahami oleh semua pelaku bisnis untuk mendatangkan keuntungan. Karena, surat niaga sendiri merupakan dokumen yang berhubungan langsung dengan sebuah aktivitas usaha dalam proses administrasi yang dibutuhkan untuk menjaga kestabilan dari keberlangsungan usaha. Sementara itu, surat sendiri merupakan sebuah media komunikasi tulis yang dipakai untuk menyampaikan sebuah informasi.
Ada beberapa bagian surat yang biasanya hadir dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi, misalnya kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim, serta tembusan. Sedangkan menurut KBBI, surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis. Secara umum, surat diartikan sebagai sebuah kertas yang berisi tentang informasi atau berita dari pengirim surat yang ditujukan kepada pembaca.
Surat dipakai untuk berkirim pesan dengan tujuan memberikan informasi atau berita dari pengirim surat kepada pembaca yang dituju. Fungsi surat ini untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim kepada yang dituju. Saat ini ada banyak jenis-jenis surat, mulai dari surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat pemberitahuan, surat kaleng, serta surat niaga yang akan dibahas lebih dalam.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga merupakan sebuah surat formal atau resmi yang dipakai untuk kebutuhan bisnis. Biasanya, surat ini berisi tentang jual beli maupun penawaran barang atau jasa. Pesan yang juga dikenal dengan sebutan surat dagang ini dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah lembaga atau perusahaan. Surat ini bisa bersifat internal maupun eksternal, bergantung situasi.
Surat yang bersifat internal umumnya dipakai untuk berkomunikasi antar pihak dalam sebuah perusahaan. Sementara itu, surat eksternal dipakai untuk berkomunikasi dengan pihak lain di luar perusahaan. Bukan hanya bermanfaat untuk berkomunikasi, surat niaga juga bisa dimanfaatkan untuk alat promosi dan alat perwakilan pertemuan.
Kemudian surat niaga juga bermanfaat untuk alat pengingat, panduan untuk menjalankan tugas, dan menjadi bahan pertimbangan untuk mengambil sebuah keputusan. Menurut fungsi-fungsi tersebut, surat niaga mempunyai beberapa jenis, seperti surat tagihan, edaran, penawaran, permintaan, pesanan, penerimaan, pernyataan keberatan, dan penangguhan.
Bagian Surat Niaga
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Bagian paling atas dalam sebuah surat adalah kepala surat atau yang biasa dikenal sebagai kop surat. Kop surat ini biasanya memuat informasi tentang nama, logo, identitas, dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga sangat penting sebagai media promosi dari lembaga maupun organisasi pengirimnya.
Bagian surat niaga dalam kop surat ini biasanya adalah nama lembaga, logo atau lambang lembaga, alamat lembaga, nomor telepon lembaga, kode pos dan fax lembaga bila ada, alamat email dan website lembaga bila ada.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Bagian surat niaga berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencantuman tempat dan tanggal surat ini memiliki tujuan untuk memberikan informasi tentang kapan dan dari mana surat tersebut dikirimkan. Tempat surat ini biasanya tidak dicantumkan kembali bila sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat meskipun ada pula yang menuliskan kembali.
Sementara tanggal ditulis waktu surat dikirim. Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia diawali dari kabupaten/kota yang diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun. Contoh penulisan tempat tanggal surat tersebut adalah:
- Jakarta, 17 Februari 2021
- Bandung, 10 Juni 2022
3. Nomor Surat
Dalam surat resmi tentu akan dilengkapi dengan nomor surat. Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirimkan oleh lembaga, instansi, perusahaan, maupun organisasi terdaftar. Pemakaian nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat.
Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga. Penempatan nomor surat disesuaikan dengan bentuk dan sistem penulisan. Bagian surat niaga ini biasanya berada di sebelah kiri atas.
4. Lampiran
Dalam beberapa surat juga ada lampiran yang disertakan. Bagian lampiran adalah penjelas yang memberikan informasi bahwa ada berkas maupun dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Bila misalnya tidak terdapat berkas maupun dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ini ditiadakan.
Penulisan lampiran ini bisa dikatakan jumlah lembar, eksemplar, maupun cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Bila lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sementara bila tidak ada lampiran bisa ditulis dengan tanda penghubung maupun tanda minus.
5. Hal atau Perihal
Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat ini adalah untuk memberikan petunjuk pada pembaca mengenai kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Secara singkat, hal atau perihal mirip dengan judul pada surat berjudul.
Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan memakai huruf kapital secara keseluruhan, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Pada akhir bagian hal atau perihal juga tidak ditambahkan tanda titik.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat niaga, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Ada dua alamat tujuan yang ditulis yaitu alamat luar yang ditulis di sampul surat dan juga alamat yang ditulis pada bagian dalam kertas.
Pada bagian sampul perlu ditulis secara lengkap, sementara pada bagian dalam alamat tujuan bisa dituliskan sebagian saja. Umumnya juga ditujukan kepada orang maupun instansi yang dituju dan memakai kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ maupun ‘Yth.’
7. Salam Pembuka
Bagian surat niaga berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai dengan adab dan sopan santun. Salam pembuka ini biasanya berisi tentang sapaan-sapaan. Penulisan salam pembuka ini dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat
Bagian ini adalah bagian inti surat. Isi surat membuat apa saja yang harus disampaikan oleh pengirim kepada orang maupun lembaga yang akan dituju. Layaknya bentuk karangan, isi surat terdiri dari tiga bagian. Pembuka adalah bagian pertama yang berisi pengantar untuk pembaca dalam mengetahui isi dan berita yang hendak disampaikan.
Kemudian ada bagian inti surat yang menjelaskan maksud dan tujuan utama dari pengirim. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bagian ini supaya bisa tersampaikan kepada pembaca. Lalu, ada bagian penutup sebagai penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan.
9. Salam Penutup
Pada bagian salam penutup terletak di paling akhir surat niaga. Salam penutup ini dipakai sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam mengirimkan pesan, walaupun tidak harus ada. Penulisannya dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Pada bagian bawah surat, harus ada nama orang yang mengirimkan beserta tanda tangan. Nama yang tercantum adalah nama lengkap dari pengirim maupun orang yang bertanggung jawab pada pengiriman surat tersebut.
11. Tembusan
Pada bagian ini adalah bagian yang memperlihatkan pihak maupun orang lain yang juga berhak untuk mendapatkan surat tersebut. Walaupun demikian, tak semua surat mempunyai bagian ini.
10 Kampus Bisnis Terbaik Dunia Tahun 2024
Pendidikan bisnis telah menjadi fondasi bagi banyak individu yang ingin meraih sukses dalam dunia korporat, kewirausahaan, dan berbagai bidang profesional lainnya.
