- vstory
Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan untuk mempersiapkan anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademis dalam menerapkan, mengembangkan dan menghasilkan keilmuan bagi kemaslahatan. Di Indonesia banyak berdiri perguruan tinggi baik perguruan tinggi negeri maupun swasta yang tersebar hampir disemua propinsi di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Tidak dipungkiri bahwa kehadiran perguruan tinggi menjadi momentum yang baik untuk mengembangkan sumber daya manusia yang memadai di segala bidang sesuai dengan disiplin ilmunya. Perguruan tinggi menyelenggarakan pendidikan dimana didalamnya terdiri dari berbagai macam disiplin ilmu, mulai dari sains, teknologi, humaniora, seni dan agama. Disini kita akan fokus pada perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan dalam bidang sains dan teknologi yang memadukan antara pembelajaran teori dan praktikum sesuai dengan kurikulum yang ditetapkan.
Beberapa perguruan tinggi yang konsen dibidang penyelenggaraan sains dan teknologi dituntut untuk mempersiapkan sarana dan prasarana untuk menunjang pembelajaran. Keberadaaan laboratorium untuk praktikum, riset dan kegiatan penelitian lain mutlak memerlukan fasilitas pendukung yang memadai. Laboratorium seperti, industri, elektro, kimia, fisika, telekomunikasi membutuhkan bahan baku untuk praktikum yang meliputi aset inventaris dan kelompok bahan habis pakai. Bahan – bahan praktikum tersebut sebenarnya sangat mudah didapatkan dipasaran dengan beragam spesifikasi dan merk yang terus berkembang. Pengelola laboratorium harus dapat memastikan bahwa bahan baku tersedia dan siap dipergunakan sesuai dengan jadwal praktikum. Kegiatan ini perlu mendapat pengawasan dari penanggung jawab laboratorium. Kegiatan operasional praktikum tentunya telah dirancang jauh hari ketika penetapan rencana pembelajaran yang melibatkan berbagai pihak terutama pengelola laboratorium. Sumber daya yang ada diperguruan tinggi adalah orang – orang yang berkompenten dibidangnya dalam menyusun rencana operasional, dari mulai penentuan kebutuhan, anggaran, dan rencana realisasi.
Bahan baku untuk praktikum ada beberapa yang unik, dimana pengadaanya memerlukan ketelitian, disamping memerlukan waktu yang tidak sebentar juga volume yang harus dibelanjakan. Seperti kita ketahui bersama bahwa semakin banyak produksi maka akan semakin rendah biaya yang ditanggung dan harga yang akan ditawarkanpun juga akan menjadi semakin murah. Barangkali prinsip ini bisa dilakukan untuk pengadaan bahan baku praktikum dengan melibatkan banyak pihak. Masing – masing lembaga punya ketersediaan anggaran yang variatif menyesuaikan dengan kemampuan keuangannya. Manajemen telah mengalokasikan anggaran untuk kegiatan pengadaan bahan praktikum agar dapat dioptimalkan oleh pengelola laboratorium. Kebutuhan praktikum akan mengacu kepada jumlah peserta praktikum dan kegiatan riset yang dilakukan oleh para peneliti. Dari sini pengelola dapat memperhitungkan kebutuhan sehingga tidak terjadi pengadaan berlebih yang pada akhirnya akan menjadi bahan tidak terpakai, padahal anggaran bisa dialokasikan untuk kegiatan lain.
Ada beberapa metode yang dapat dilakukan oleh lembaga dalam melakukan pengadaan bahan baku praktikum agar lebih efektif dan efisien. Perguruan tinggi biasanya mempunya relationship dengan perguruan tinggi lain, terlebih untuk perguruan tinggi dengan satu pengelolaan akan terjalin kerjasama yang kuat. Cukup banyak bahan baku praktikum yang dapat dihasilkan atau diproduksi oleh perguruan tinggi lain, ataupun lembaga tertentu yang hanya bisa didapatkan oleh mereka yang sudah menjalin kerjasama. Bahan baku ini tentunya harus sudah sesuai standar yang di tetapkan sehingga kegiatan praktikum dapat diselenggarakan dengan aman, dan tercapai apa yang menjadi tujuan pembelajaran dan riset. Hal ini dapat dilakukan proses quality control untuk memastikan kualitas dan spesifikasinya bahan baku dan harga yang bersaing. Pengelola laboratorium biasanya akan sangat paham dengan ketentuan bahan yang layak untuk dipergunakan, sebelum dilakukan proses untuk pengadaan. Proses pengadaan dapat dilakukan dengan mempertimbangkan banyak faktor diantaranya ketersediaan anggaran, kemudahan proses, keamanan kemasan, pengiriman, dan penyimpanan, serta jaminan terhadap ketidak sesuaian pemesanan. Pengiriman item pengadaaan dapat dilakukan dengan menggunakan pihak ketiga dalam hal ini ekspedisi, dari pihak pemasok sendiri dan dapat dilakukan dengan pengambilan secara langsung. Masing – masing punya kelebihan dan keuntungan apabila melihat faktor kemudahan dan keamananan bahan praktikum sampai ke tempat tujuan.
Untuk bahan baku yang harus membeli kepada pihak lain diluar jalinan kerjasama perguruan tinggi dapat dilakukan secara bersama – sama. Kerjasama sangat membantu terutama bagi perguruan tinggi yang berada dalam satu naungan lembaga pendidikan, kegiatan pengadaan dapat dilakukan melalui satu lembaga yang ditunjuk, untuk kemudian secara kolektif dilakukan kegiatan pengadaan. Salah satu contoh yang dapat dilakukan adalah dengan perguruan tinggi yang mempunyai program studi dan laboratorium yang sama. Kebutuhan bahan baku praktikum pastinya tidak berbeda jauh untuk mendukung kurikulum pembelajarannya. Pengadaan yang dilakukan dengan pola semacam ini, akan lebih efektif baik secara proses maupun pasca pengadaan. Untuk mempermudah dalam pelaksanaan dan memperkuat kepastian kegiatan yang diselenggarakan, apabila diperlukan dapat dibuatkan payung hukum dalam bentuk nota kesepemahaman. Hal semacam ini sangat lazim dilakukan sebagai upaya untuk memastikan bahwa semua kegiatan berjalan sesuai dengan dengan koridor tujuan utama yang ditetapkan. Bahan baku praktikum yang diadakan secara bersama akan mempermudah dalam pengadaan kembali ketika memerlukan untuk kebutuhan yang lain.
Keterbatasan yang dialami oleh satu lembaga dapat dibantu oleh lembaga yang lain, melalui jalan pengadaan bersama. Dari sisi biaya operasional dan proses pengadaan akan lebih mudah sehingga dapat mengurangi anggaran yang harus dikeluarkan untuk kegiatan ini. Kita dapat melihat bahwa di jaman sekarang dimana segala sesuatunya mudah diakses, meskipun terhalang oleh situasi yang dinamis dilapangan, tidak menutup kemungkinan banyak program yang tetap bisa berjalan dan dilakukan. Memadukan antara konsep pengadaan yang tersentralisasi, jaringan yang menyatu dan kebutuhan yang serupa menjadi alternatif yang paling dekat untuk dilakukan. Manajemen punya peran yang kuat untuk dapat menfasilitasi pengelola pengadaan, dibantu oleh pengelola laboratorium untuk membuka banyak peluang dan potensi dalam memenuhi kebutuhan. Memasuki tahun akademik baru semua perguruan tinggi harus mempersiapkan sarana dan prasarana pembelajarannya dengan baik untuk memenuhi standar pendidikan tinggi. Ketika masalah bahan baku terselesaikan, anggaran teratasi, proses penyediaan yang berkelanjutan, dan tingkat kepuasaan mahasiswa terhadap fasilitas yang disediakan meningkat akan mendorong kinerja operasional yang memenuhi standard.
Suroso
Mahasiswa Pascasarjana, S2 Ilmu Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto
