Cara Membuat Mail Merge dengan Mudah
- Pixabay/hamonazaryan1
VIVA – Cara membuat mail merge atau gabungan surat dapat mempermudah pekerjaanmu. Mail merge terutama mengotomatiskan proses pengiriman surat massal ke pelanggan, pengikut, atau individu umum.
Menurut techopedia.com, mail merge berfungsi dengan dua dokumen, file data dan templat surat. File data mencakup informasi penerima kepada siapa surat itu akan dikirim. File ini dapat berupa file spreadsheet atau database yang berisi bidang terpisah untuk setiap jenis informasi yang berbeda untuk digabungkan dalam surat.
File kedua adalah dokumen kata atau template surat. Informasi penerima pada templat surat tetap kosong. Ketika proses gabungan surat dimulai, data penerima dari spreadsheet atau file data database diambil dan ditempatkan di dalam bidang kosong dalam surat, satu per satu, hingga semua surat dibuat.
Definisi Mail Merge
Sebuah fungsi yang ditemukan dalam perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word, di mana satu dokumen template digunakan untuk membuat beberapa dokumen berdasarkan informasi yang diambil dari sumber data.
Mail merge memiliki empat langkah dasar; membuat dokumen template, membuat sumber data, menambahkan placeholder di dokumen template untuk informasi variabel, dan menggabungkan template dan sumber data.
Cara Membuat Mail Merge
Jika kamu ingin menggunakan mail merge, ikuti cara dibawah ini agar kamu dapat menggunakan mail merge. Cara membuat mail merge di bawah ini dilansir dari customguide.com.
1. Siapkan dan Pilih Jenis Dokumen
Untuk memulai proses gabungan surat, kamu harus terlebih dahulu memilih jenis dokumen yang ingin kamu buat.
- Klik tab Surat.
- Klik tombol Mulai Surat Gabungan.
- Pilih Panduan Surat Gabungan Langkah-demi-Langkah.
- Panel Surat Gabungan muncul di sebelah kanan, siap memandu kamu melalui gabungan surat.
- Pilih jenis dokumen yang akan dibuat. Klik Berikutnya: Memulai dokumen.
2. Pilih Dokumen
Langkah selanjutnya adalah memilih dokumen awal.
- Pilih dokumen awal. Kamu dapat menggunakan dokumen saat ini sebagai dasar untuk surat gabungan, atau kamu dapat memilih templat atau dokumen yang sudah ada sebagai gantinya.
- Klik Berikutnya: Pilih penerima.
