- pixabay
VIVA Edukasi – Bagian bagian surat termasuk komponen penting dan utama saat akan membuat surat. Surat, khususnya surat resmi tak hanya sekedar ditulis isinya saja lalu dikirimkan kepada penerima, namun ada beberapa bagian-bagian surat yang harus diperhatikan, seperti isi paragraf pertama, nomor surat, tembusan dan lainnya.
Nah, sebelum membahas mengenai bagian-bagian surat, ada baiknya ketahui dulu beberapa jenis surat. Berikut 6 jenis-jenis surat:
Jenis - Jenis Surat
Ilustrasi surat lamaran pekerjaan
- pixabay
Surat Pribadi: Merupakan jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi. Jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa tidak baku.
- Surat Dinas: Merupakan surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi ataupun lembaga pemerintah yang bertujuan untuk berbagai keperluan dinas.
- Surat Niaga: Merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk tujuan bisnis ataupun perdagangan.
- Surat Resmi: Merupakan surat yang dibuat serta dipergunakan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga, serta organisasi.
- Surat Tidak Resmi: Merupakan surat biasanya ditulis oleh seseorang, untuk ditujukan pada orang lain yang bersifat pribadi. Misalnya undangan reuni.
Bagian-Bagian Surat
foto ilustrasi surat
Kepala Surat
Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.
Nomor Surat
Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :
- Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
- Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
- Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
- Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
- Sebagai referensi bila diperlukan.
Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT
ZZZ = Kode Surat
001 = Nomor Surat Berurut
GG-YYY = Kode Chapter
PP = Kode Pengurus yang mengeluarkan
XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb)
Ilustrasi surat
- pixabay
Tanggal Surat
Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.
Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.
Contoh :
2 Agustus 2022
Jakarta Pusat, 1 Maret 2022.
Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
Hal atau Perihal Surat
Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.
Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.
Alamat Surat
Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim.
Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .
Jika ditujukan kepada perorangan
Contoh :
Yth. Bapak Samsudin, S.Kom
Jln. Mangga Timur
Surabaya
Jika ditujukan kepada nama jabatan
Contoh :
Yth. Direktur PT Buku Dunia
Jln. Denai 39102
Denai, Makassar
Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan
Contoh :
PT Bengkel Honda
Jln. Rumput 39102
Medan Estate, Medan
Salam Pembuka
Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat.
Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
Dengan hormat,
Salam Hormat,
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Salam sejahtera,
Isi Surat / Tubuh Surat
Ilustrasi surat
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup.
Paragraf pembuka
Parahraf pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh :
Dengan ini kami memberitahukan bahwa...
Dengan menyesal kami beritahukan bahwa...
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal…No...
Setelah mempertimbangkan...
Isi Surat
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien.
Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat.
Paragraf Penutup
Paragraf penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai .
Contoh :
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Dengan adanya surat ini, besar harapan kami untuk bisa bekerjasama.
Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Salam Penutup
Ilustrasi surat cinta.
Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim. Contoh salam penutup :
Hormat kami,
Salam kami,
Wassalam,
Salam takzim,
Nama Organisasi atau Lembaga
Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi. Contoh:
Organisasi Jurnalis Indonesia
Lembaga Agama
Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab
Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan.
Tembusan
Ilustrasi surat untuk Sandiaga Uno.
- U-Report
Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada.
Contoh :
Direktur Perusahaan Pertamina
Rektor Universitas Indonesia
Gubernur Jawa Barat
Inisial
Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut.
Contoh :
TA (contoh singkatan dari Tamara Amalia sebagai pengetik surat)
KS (contoh singkatan dari Kristondiko Siallagan sebagai pengonsep surat)
Alasan Ria Ricis Tulis Sepucuk Surat Tentang Perceraiannya dengan Teuku Ryan
Dalam suratnya itu, Ria Ricis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberi doa terbaik untuk keluarganya dengan Teuku Ryan.
