Sumber :
- www.thierry-breton.com
VIVAnews - Pada era mobile dan digital saat ini, email sudah menjadi suatu kebutuhan untuk mendukung pekerjaan, aktivitas, dan komunikasi dengan mitra. Bahkan, pentingnya email, hampir setiap perusahaan besar memiliki email khusus.
Namun, di tengah tren email itu, ada satu perusahaan yang memiliki gagasan berbeda. Melawan mainstream arus. Perusahaan konsultan teknologi informasi asal Prancis, AtoS, malah mengurangi penggunaan email di perusahaan.
Misi pun dicanangkan, dalam beberapa tahun, perusahaan itu ingin menyandang perusahaan "nol email" alias perusahaan yang tak menggunakan layanan elektronik itu dalam kesehariannya.
Tampaknya misi ini sangat susah untuk dijalankan, namun dengan komando perusahaan, perlahan trafik email di perusahaan ini mulai berkurang.
Melansir Forbes, Senin 29 September 2014, alasan AtoS mengurangi trafik email adalah efisiensi biaya yang dikeluarkan perusahaan maupun waktu yang digunakan para karyawannya.
Perusahaan beralasan, dengan banyaknya email yang masuk tiap hari, membuat para karyawan mereka membuang waktu, hanya untuk membaca email.
Email Tak Efektif
Misi perusahaan "nol email" ini sudah dideklarasikan Chairman dan CEO AtoS, Thierry Breton pada 2011. Saat itu, Breton mencanangkan pada 2013, seluruh 76 ribu karyawannya yang tersebar di 47 negara, sudah tak menggunakan email untuk mendukung aktivitas pekerjaan.
Mengenai alasan tak menggunakan email, Breton mengatakan, ia menyadari email sebenarnya bukan cara yang efektif untuk mendukung pekerjaan, kolaborasi atau berkomunikasi. Justru sebaliknya, email justru membuang waktu karyawan.
"Breton memperkirakan hampir 10 persen dari 200 pesan email karyawannya diterima pada hari-hari sibuk, dan 18 persen di antaranya merupakan spam," tulis laporan Financial Times mengutip alasan Breton tentang fungsi email yang tak efektif.
Artikel itu melanjutkan, Breton juga memperkirakan banyak waktu terbuang hanya untuk membaca email. Ia mencatat seorang manajer mungkin menghabiskan antara 5 hingga 20 jam dalam sepekan untuk membaca dan menulis email.
Breton pun lalu membayangkan berapa besar trafik dan waktu yang dibuang oleh karyawan untuk membaca email mereka.
"Jadi, saat 300 karyawan AtoS diukur trafik emailnya selama seminggu, mereka menemukan telah mengirim atau menerima 85 ribu pesan," lanjut Breton.
Ditambahkan, di AtoS, diperkirakan 73 persen karyawan menghabiskan lebih dari seperempat dari waktu mereka untuk mengelola email, dan 82 persen karyawan mengaku mengalami kesulitan melepaskan pada email.
"Yang terpenting, mayoritas karyawan merasa waktu ini terbuang dan mengatakan tak memberikan nilai untuk hari maupun perusahaan mereka," tambahnya.
Platform blueKiwi
Menurut catatan perusahaan, AtoS memang tidak mengurangi kebutuhan email sampai 100 persen. Hingga target waktu 2013, perusahaan hanya mengurangi email sampai 60 persen. Tapi, tren pengurangan penggunaan email terlihat.
Jadi, per pekan rata-rata email yang masuk di bawah 40 pesan hingga akhir 2013. Jumlah rata-rata pesan masuk email internal juga turun dari 100 pesan masuk per pekan pada 2011 menjadi kurang dari 40 pesan masuk per pekan pada akhir 2013. Angka itu menunjukkan penurunan email masuk sampai 60 persen.
Atas keberhasilan inisiatif itu, AtoS masih belum puas. Pada pertengahan 2014, AtoS menargetkan bisa mengurangi 20 persen penggunaan email sampai nanti ke depan benar-benar nol email.
Perusahaan juga tak tinggal diam saat melontarkan kebijakan mengurangi penggunaan email. AtoS diketahui memberikan platform bikinan sendiri, yang berfungsi mengolaborasikan serta komunikasi secara internal, melalui platform blueKiwi.
Platform itu saat ini telah digunakan 74 ribu karyawan AtoS di seluruh dunia, 7.500 masyarakat dan sudah ada postingan 300 ribu per bulan serta hampir 2 juta halaman per bulan.
Kinerja Meningkat
Lantas, bagaimana dampak positif AtoS menerapkan kebijakan nol email. Meski terdengar sangat tak mungkin, nyatanya pengukuran dari lembaga riset global, Gartner, performa perusahaan terlihat positif.
Gartner menganalisis laporan perusahaan dan hasilnya AtoS mencetak kenaikan margin operasional dari 6,5 persen pada 2012 menjadi 7,5 persen pada 2013. Arus kas perusahaan sehat dan meningkat dari tahun ke tahun yakni 267 juta euro (Rp4,13 triliun) menjadi 365 juta euro (Rp5,64 triliun).
Kebijakan nir email itu juga mendongkrak laba bersih per saham lebih dari 50 persen. Sementara itu, biaya administratif, umum, dan penjualan tercatat menurun dari 13 persen menjadi 10 persen. (art)
Halaman Selanjutnya
Perusahaan beralasan, dengan banyaknya email yang masuk tiap hari, membuat para karyawan mereka membuang waktu, hanya untuk membaca email.
