Lakukan Komunikasi Efektif Dalam Bernegosiasi

VIVA – Keahlian bernegosiasi merupakan kompetensi yang harus dimiliki humas pemerintah. Negosiasi adalah proses komunikasi dalam rangka pengambilan keputusan dengan melibatkan dua pihak ataupun lebih. Masing-masing berkomunikasi membicarakan kepentingannya untuk kemudian mencari kepentingan utama yang disepakati kedua belah pihak. Kepentingan utama inilah yang selanjutnya menjadi nilai kesepakatan bersama.

Kemampuan berkomunikasi secara efektif menjadi diperlukan. Kemampuan ini juga yang harus dimiliki oleh praktisi humas pemerintah. Komunikasi efektif merupakan proses mentransmisikan pesan kepada penerima secara jelas dan dimengerti. Namun komunikasi bukanlah proses linear semata. Didalamnya melibatkan unsur komunikasi seperti pengirim, penerima, pesan, media, serta konteks yang saling terkait dan dapat berjalan dua arah atau bahkan interaktif.

Bernegosiasi jugalah bukanlah proses yang berjalan dalam satu sistem linear. Sebagai proses, negosiator harus pandai dan pintar membaca situasi. Kapan harus bersikap konsisten dan kapan juga harus adaptif terhadap tawaran pihak lain.

Bahkan kemampuan bersikap asertif sangat dibutuhkan. Asertif merupakan kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan pihak lain.

Kadang informasi yang kita miliki berperan dalam negosiasi. Namun terlalu banyak informasi yang dimiliki malah membuat pusing. Karena kita harus menyediakan waktu lebih banyak memilah dan memilih informasi yang akan digunakan. Untuk itu, pilihlah informasi yang relevan saja. Caranya, tanya kepada pihak-pihak yang berkompeten dan mengetahui serta mengerti situasi dan kasus terkait proses negosiasi yang kita lakukan.

Selain itu, tingkatkan kemampuan mendengarkan. Karena dengan mendengarkan, kita bisa tahu lebih dalam keinginan dan sudut pandang pihak lain. Bisa juga gunakan pertanyaan kepada pihak lain. Ini untuk dapat memperoleh sejumlah besar informasi yang diperlukan. Namun jangan buat pertanyaan terlalu banyak, karena bisa jadi ini akan membuat pihak lain curiga atau malah menjadikan posisi kita dimata pihak lain lemah karena mengganggap kita tidak tahu atau kurang memahami persoalan.

Dalam negosiasi, persepsi sebagai proses pembuatan ‘rasa’ atau pemaknaan terhadap pesan komunikasi --bisa berupa gambar, kata, sikap dan perilaku atau informasi lainnya-- begitu dominan memandu kita dalam bernegosiasi. Persepsi sangat dipengaruhi situasi masa lalu, sikap, serta situasi masa kini.

Biasanya, negosiator berfikir lebih mengutamakan pikiran dan sudut pandangnya yang seringkali menganggap lebih jelas dan lebih baik dibanding pihak lainnya. Padahal yang terjadi bisa saja sebaliknya.

Untuk itu, dalam bernegosiasi pastikan persepsi juga jangan mengalami distorsi. contoh distorsi persepsi yang harus dihindari adalah stereotip yaitu kecenderungan menetapkan atribut pada orang lain berdasarkan kategori sosial atau demografi tertentu. Seperti menetapkan atribut dan pemaknaan terhadap asal suku seseorang.

Lainnya adalah persepsi selektif. Distorsi disebabkan kecenderungan memilih informasi tertentu yang mendukung keyakinan sebelumnya. Kemudian melakukan proyeksi, yaitu kecenderungan seseorang untuk menetapkan karakter/perasaannya pada orang lain berdasarkan persepsinya. Ada juga efek halo yaitu kecenderungan menyamaratakan jenis atribut berdasarkan pengetahuan atas satu atribut pada individu

Pentingnya Pembingkaian dalam Negosiasi

Pembingkaian atau framework pada dasarnya merupakan mekanisme internal pada diri kita. Pembingkaian merupakan mekanisme subjektif yang dilakukan manusia untuk mengevaluasi dan memahami situasi sekaligus membuat kita mengupayakan atau menghindari tindak lanjut. Pembingkaian diperlukan negosiator untuk mengangkat isu yang dianggap penting yang hendak diangkat dalam proses negosiasi. Isu inilah yang melatari negosiator bertindak ketika banyaknya isu ataupun materi yang hendak diangkat dalam proses negosiasi.

Macam pembingkaian dalam negosiasi adalah Pertama, substantif yaitu  fokus mengangkat konten atau materi negosiasi sebagai isu utama. Kedua berfokus pada hasil dengan mengangkat isu pada penekanan hasil yang diharapkan. Ketiga, aspirasi dengan fokus mengangkat pada minat dan kebutuhan. Keempat, proses, yang berfokus pada prosedur (SOP) pekerjaan. Kelima, Identitas dengan mengangkat isu siapa pihak lain sebagai lawan negosiasi dan mewakili pihak siapa. Keenam, karakteristik yang berfokus pada isu bagaimana mengartikan karakteristik pihak lain dalam proses negosiasi termasuk riwayat asal dan sejarah. Ketuju, kalah menang yang dipusatkan pada isu terkait resiko atau penghargaan atas hasil negosiasi

Menurut Lewicky (2015), negosiator dapat menggunakan lebih dari satu bingkai. Kenyataannya, pihak-pihak yang bernegosiasi dapat memiliki bingkai yang berbeda. Ketidakcocokan dalam bingkai antar pihak yang bernegosiasi akan menjadi sumber konflik atau kebuntuan.

Untuk itu, sebagai praktisi humas kita harus pandai mengangkat framework yang hendak kita pakai dalam negosiasi. Namun itu bukanlah proses yang statis, kadangkala dalam perjalanan negosiasi, framework bisa kita sesuaikan sesuai kebutuhan. Atau bisa juga menggunakan lebih dari satu framework.