- Twitter@Universitas Terbuka
VIVA – Universitas Terbuka (UT) meluncurkan aplikasi pengelolaan perguruan tinggi yang terintegrasi yakni Bionic Office Integration System (BOIS) yang diberi nama Portal Aplikasi Naskah Dinas UT dan Administrasi Perkantoran atau PANUTAN.
“Aplikasi digunakan untuk menjawab tantangan pada era teknologi saat ini, di mana teknologi menjadi alat dalam mengefisienkan berbagai pekerjaan, menyederhanakan tahapan dalam penyelesaian pekerjaan. Implementasi aplikasi ini akan menggerakkan setiap karyawan di UT untuk bekerja lebih efisien dan cepat,” ujar Rektor UT Prof Ojat Darojat, dalam keterangan tertulisnya di Jakarta, Senin.
Melalui aplikasi tersebut, pelayanan administrasi dan akademik dilakukan secara lebih modern, cepat, akurat dan handal. Pekerjaan dapat dilakukan dimana saja, mudah melakukan penelusuran dokumen, mudah dalam penyimpanan dokumen dalam bentuk digital, tidak memerlukan gedung atau ruangan yang besar untuk menyimpan makanan, dan dapat menghemat penggunaan alat tulis kantor.
Ojat menjelaskan UT harus melakukan transformasi digital dalam pengelolaan pendidikan tinggi Apalagi UT merupakan pendidikan tinggi dengan konsep jarak jauh telah menghasilkan lulusan lebih dari 1,7 juta mahasiswa dan mahasiswa yang aktif saat ini mencapai 341.000 orang.
Dia juga menekankan bahwa transaksi digital merupakan budaya kerja yang utama di UT. Selain itu, tersedianya Tanda Tangan Elektronik (TTE) pada aplikasi PANUTAN untuk mengurangi penggunaan kertas, namun dalam beberapa keadaan tanda tangan manual masih bisa digunakan.
“Kehadiran aplikasi ini akan membawa banyak manfaatnya dalam pengelolaan perguruan tinggi,” jelas dia.
Penanggung Jawab Bidang Kelembagaan, Pengembangan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang Jasa UT, Antares Firman SE M Prof Acc, mengatakan pada era digital perubahan diperlukan untuk dapat mengejar perkembangan zaman.
UT mempunyai 39 Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ), dan aplikasi itu menawarkan efisiensi waktu diantaranya dalam pengiriman surat menyurat.
“Jika dilakukan secara konvensional bisa memakan waktu yang cukup lama,” kata Antares.
Antares menjelaskan otomasi perkantoran telah mengalami perkembangan teknologi tidak hanya mengembangkan naskah dinas namun arahnya yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). Untuk itu pada aplikasi itu selain adanya fasilitas naskah dinas juga memiliki fasilitas agenda, e-mail, video conference, TTE, Digital Attendance dan booking sarana dan prasarana.
Penerapan aplikasi itu dimulai pada Senin (3/1/2022). Sosialisasi dan pelatihan-pelatihan telah dilakukan di seluruh UPBJJ-UT dan setelah peluncuran akan sosialisasi unit-unit di UT Pusat. (antara)
